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机关公文格式设置规范

时间:2020-12-11 08:49 来源:未知 作者:admin 阅读:

 

机关公文格式设置规范

 

本方法根据《党政机关公文格式国家标准》(GB/T9704-2012),结合我局实际制定。具体内容如下:

一、办公软件要求

适用于微软OFFICE—WORD文字处理软件。永中OFFICE文字处理软件可参照使用。

二、页面设置

1.选择文件”——“页面设置选择页边距附签,上:3.7厘米,下:3.5厘米,左:2.8厘米,右:2.6厘米。

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2.选择纸张附签,纸张大小设成“A4”

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3.选择版式附签,将页眉和页脚设置成奇偶页不同”,在该选项前打“√”页脚设置成“2.5厘米

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4.选择文档网格附签,字体设置中文字体设置为仿宋字号设置成三号,单击确定按钮。

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5.进入文档网格附签,选中指定行网格和字符网格,将每行设置成“28”个字符;每页设置成“22”行。然后单击确定按钮,这样就将版心设置成了以三号仿宋体为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。

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三、插入页号

1.选择插入”——“页码位置设置为页面底端(页脚)对齐方式设置为外侧

 

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2.然后单击格式按钮,数字格式设置为-1-,-2-,-3-显示格式,单击确定按钮,再次单击确定按钮完成页码设置。

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3.双击页码,选中页码(包括左右两条短线),将页码字号设置成四号;字体为宋体的阿拉伯数字;奇数页的页码设置成右空一个汉字,偶数页的页码设置成左空一个汉字。

  QQ图片20150125201542

 

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四、文号制作

1.平行文或下行文号:文号——三号仿宋、居中显示,编排在发文机关标识下空二行位置。

XX201XX

 

 

2.上行文文号:文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离;签发人——三号仿宋字体;签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离,编排在发文机关标识下空二行位置。

XX201XX号签发人:

 

 

注:文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法:选择插入”——“符号”——“符号附签,找到六角符号后,将光标置于准备插入的地方,单击插入按钮即可。

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五、公文正文排版

  制作公文正文内容:正文内容根据实际需求,可以直接录入文字,也可以从其它软件中将文字复制进来,但必须遵循以下国家标准:

1. ——2号小标宋字体,居中显示,编排于红色分隔线下空二行位置。

2.主送机关——3号仿宋字体,居左顶格,冒号使用全角方式,编排于标题下空一行位置。

  3. ——3号仿宋字体。

4.文种结构层次——依次用一、” “(一)” “1.” “1标注。一级标题用3号黑体字,二级标题用3号楷体,三级和四级和正文一样用3号仿宋。

5.附件——是正文内容的组成部分。3号仿宋字体,在正文下空一行,左空2字编排,附件二字后标全角冒号和附件名称,附件名称后不标注标点符号。

6.发文机关署名——3号仿宋字体,距最后一行正文内容3个空行放置,以成文日期为准居中编排。

7.成文日期——3号仿宋字体,发文机关下方右空4个字格编排。

8.印章——加盖端正,以成文日期中心为准,印章下端压成文日期。

注:公文正文排版内容请参照信函格式文件示意图理解。

六、版记制作

1.选择表格”——“插入”——“表格,设置列数1行数2

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2.选中表格,单击鼠标右键——表格属性——“表格附签,对齐方式设置为居中

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3.然后单击边框和底纹按钮,在预览窗口中将每行的下线选中,竖线取消;同时,设置第一行和最后一行下线的宽度为,中间一行下线宽度为½磅,点击确定

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4.进入表格属性”——“附签,设置指定宽度为15.6厘米,点击确定。

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5.在制作成功的表格第一行,输入主送单位、抄送单位,4号仿宋体字,编排在印发机关和印发日期之上一行,左右各空一字编排,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号;表格第二行,输入印发机关、印发日期,用4号仿宋体字,印发机关左空一字,印发日期右空一字后加印发二字。

 

主送:市政府

抄送:××××××××××××××××××××××

×××××

 ××××××                             201XXX

注:因现行的规范是要求公文双面打印的,因此公文的最后一页必定是偶数页,也就是如果公文在奇数页完结,则要版记排在背面的偶数页,否则背面偶数页空白,不是一个整体。

七、打印设置

机关公文打印采用双面印刷,左侧装订,现有大部分打印设备只具备单面打印功能,请按以下步骤设置文本打印。

1.选择文件”——“打印”——“打印(R,设置奇数页,点击确定

 

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2.将打印完毕的奇数页文件,空白背面按顺序叠放,放置打印设备送纸盒。

3. 选择文件”——“打印”——“打印(R,设置偶数页,点击确定

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我局红头文件首页纸张一般是印制好的成品,首页正文内容大部分采用微机套打技术输出成文。上述版面设置方法是拟制各种公文的前提条件,也是套打输出红头文件首页的基础。为便于理解,后附公文格式图解说明,请参照学习。

 

附:机关正式公文格式图解

 

 

 

公文基本版面设置

公文格式A3版(上行文) 拷贝

(上行文)公文格式末页 拷贝

公文格式党委文件

公文格式A3版 下行文

公文格式信函 拷贝

公文格式信函(二) 拷贝

 

 

机关公文格式设置规范

(责任编辑:admin)

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